Task anlegen
Ein Task ist die kleinste Arbeitseinheit in Zenico. Jeder Task gehört zu einem Projekt und kann einem User oder Team zugewiesen werden.
+ New Task → Pflichtfelder:
- Titel — kurz und präzise
- Projekt — Zugehörigkeit
Optional aber empfohlen:
- Priorität — Niedrig / Mittel / Hoch / Kritisch
- Fälligkeitsdatum — weiches Datum, erscheint auf Kanban-Karten
- Deadline — hartes Datum, erscheint im Gantt
- Story Points — Aufwandsschätzung (1 SP = 1 Stunde)
- Beschreibung — Markdown wird unterstützt
Task-Status
Backlog → To Do → In Bearbeitung → Waiting → Review → Erledigt
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Backlog | Noch nicht geplant |
| To Do | Geplant, bereit zur Bearbeitung |
| In Bearbeitung | Wird aktiv bearbeitet |
| Waiting | Wartet auf externe Zulieferung |
| Review | Fertig, wird geprüft |
| Erledigt | Abgeschlossen |
Story Points
Story Points schätzen den Aufwand eines Tasks. 1 SP = 1 Stunde Netto-Arbeitszeit.
- Im Gantt werden SP in Arbeitstage umgerechnet (8 SP = 1 Tag)
- Im Kapazitäts-Widget werden SP gegen das Team-Budget gerechnet
- Beim Abschließen eines Tasks wird die tatsächliche Zeit erfasst — so entstehen mit der Zeit Erfahrungswerte über Schätzgenauigkeit
Sub-Tasks
Sub-Tasks sind Unteraufgaben eines übergeordneten Tasks.
- Sub-Tasks werden im Kanban mit grauem Hintergrund dargestellt
- Der Parent-Task zeigt den Fortschritt (z.B. 2/5 Sub-Tasks erledigt)
- Sub-Tasks können aus Checklisten-Items generiert werden (siehe unten)
Checklisten
Checklisten sind eines der mächtigsten Werkzeuge in Zenico. Sie strukturieren wiederkehrende Abläufe direkt im Task — ohne separate Sub-Tasks anlegen zu müssen.
Wann Checklisten, wann Sub-Tasks?
| Checkliste | Sub-Task |
|---|---|
| Alle Schritte hat eine Person | Verschiedene Personen verantwortlich |
| Standardablauf (Deployment, Rollout) | Eigenständige Aufgaben mit eigener Deadline |
| Schnelle Abhak-Liste | Aufgaben die im Kanban sichtbar sein sollen |
Checkliste erstellen
- Task öffnen → Bereich Checkliste
- + Item hinzufügen — Bezeichnung eingeben, Enter
- Item abhaken wenn erledigt
- Der Fortschrittsbalken (z.B. 3/5) aktualisiert sich automatisch
Checklisten-Vorlagen
Standardabläufe die immer gleich sind — einmal definieren, beliebig oft verwenden.
Vorlage erstellen (Admin):
Sidebar → Checklisten → + Neue Vorlage → Items eingeben → Speichern
Vorlage auf Task anwenden:
Task öffnen → Checkliste → Vorlage anwenden → Vorlage auswählen → Anwenden
Alle Items der Vorlage werden dem Task hinzugefügt. Bestehende Items bleiben erhalten.
Beispiele für Checklisten-Vorlagen:
- "Deployment Checkliste" (Testumgebung → Test → Produktion → GoLive)
- "Content-Freigabe" (Entwurf → Review → Korrektur → Freigabe → Veröffentlichung)
- "Onboarding neuer Mitarbeiter" (Zugänge → Einweisung → Hardware → Dokumentation)
- "Kleinanzeigen-Verkauf" (Anzeige erstellen → Verkauf → Zahlungseingang → Versand)
Checklisten-Item → Sub-Task
Wenn ein Schritt doch eine eigene Person braucht:
Hover über das Item → Pfeil-Icon → Item wird in einen Sub-Task umgewandelt
Der Sub-Task erbt den Projektzusammenhang und erscheint im Kanban Board.
Task-Abhängigkeiten
Tasks können voneinander abhängen. Ein blockierter Task kann nicht auf "In Bearbeitung" gesetzt werden solange die blockierenden Tasks nicht erledigt sind.
Abhängigkeit hinzufügen:
Tab Abhängigkeiten → "Wird blockiert durch" → Task auswählen
Blockierte Tasks zeigen ein 🔒 Blockiert Badge auf der Kanban-Karte und im Gantt als Abhängigkeitspfeil.
Labels
Labels klassifizieren Tasks quer durch alle Projekte und Teams.
Label zuweisen: Task öffnen → Labels → Label aus Dropdown wählen
Nach Label filtern: Kanban Filter-Bar → Labels Dropdown
Alle Tasks mit einem Label: Labels-Seite in der Sidebar → Label anklicken → gefilterte Kanban-Ansicht
Beispiele: #Akkreditierung, #Dringend-GL, #Q3-Release, #Bugfix
Task abschließen
Beim Abschließen eines Tasks ist die Zeiterfassung Pflicht:
- Task öffnen → Task abschließen (grüner Button)
- Tatsächlichen Aufwand in Stunden eingeben (z.B. 4.5)
- Optional: Abschluss-Notiz
- Bestätigen
Automatisch nach dem Abschließen:
- Time Entry wird gespeichert
- Requester und Watcher erhalten eine Benachrichtigung
- Task wird auf Status "Erledigt" gesetzt
@Mentions in Kommentaren
In Kommentaren können Kollegen direkt adressiert werden:
Tippe @ → Dropdown mit Usern erscheint → User auswählen → @username wird eingefügt
Der erwähnte User erhält sofort eine Mail-Benachrichtigung mit dem Kommentar und einem direkten Link zum Task.
Watcher
Watcher erhalten Benachrichtigungen bei Änderungen am Task (Abschluss, Kommentare).
Watcher hinzufügen: Task öffnen → Watchers → Person oder Team hinzufügen
Sich selbst als Watcher eintragen: Watch Button im Task-Detail.