Task-Vorlagen & Customer Portal

Task-Vorlagen

Task-Vorlagen definieren standardisierte Aufgabenstrukturen mit konfigurierbaren Zusatzfeldern. Sie sind die Grundlage für das Customer Portal.

Vorlage anlegen (Staff only)

1. Vorlagen in der Sidebar → + Neue Vorlage
2. Grundeinstellungen:
3. Name — z.B. "Text-Auftrag" oder "Design-Briefing"
4. Standard-Projekt — Tasks aus dieser Vorlage landen in diesem Projekt
5. Standard-Team — wird dem Task automatisch zugewiesen
6. Mandant — leer = für alle Mandanten sichtbar
7. Im Portal anzeigen — macht die Vorlage im Customer Portal verfügbar

Zusatzfelder per YAML definieren

Jede Vorlage kann beliebige Zusatzfelder haben die beim Erstellen eines Tasks ausgefüllt werden müssen. Die Felder werden als YAML definiert:

- name: zielgruppe
  label: Zielgruppe
  description: Für wen ist dieser Inhalt gedacht?
  type: text
  required: true

- name: zeichenanzahl
  label: Max. Zeichenanzahl
  type: number
  required: false

- name: ton
  label: Ton der Kommunikation
  type: select
  required: true
  options:
    - Formell
    - Informell
    - Neutral

- name: kanaele
  label: Kanäle
  type: multiselect
  required: false
  options:
    - Instagram
    - LinkedIn
    - Newsletter
    - Website

Verfügbare Feldtypen

Wie Zusatzfelder in den Task fließen

Die ausgefüllten Felder werden als strukturierter Markdown-Block in die Task-Beschreibung geschrieben:

## Briefing

**Zielgruppe:** Studierende B.Sc. Informatik
**Max. Zeichenanzahl:** 800
**Ton:** Informell
**Kanäle:** Instagram, Newsletter

Das Task-Modell bleibt unberührt — keine Custom Fields, keine Datenbank-Änderungen für neue Vorlagen.

Customer Portal

Das Customer Portal gibt externen Nutzern (Kunden, Auftraggeber) einen eigenen Bereich um Anfragen zu stellen und deren Status zu verfolgen.

Portal-User einrichten

1. Admin Panel → Users → User auswählen
2. "Portal User" aktivieren
3. Mandant zuweisen

Portal-User sehen nach dem Login nicht das volle Zenico — nur das Portal mit ihren eigenen Tickets.

Vorlagen im Portal

Im Portal sieht ein User alle Vorlagen die:
- Im Portal anzeigen = aktiv
- Zum eigenen Mandanten gehören oder global sind (kein Mandant gesetzt)

Ticket einreichen (Portal-User Perspektive)

1. Neue Anfrage stellen
2. Anfragetyp (Vorlage) aus Kacheln auswählen
3. Formular ausfüllen:
4. Titel
5. Beschreibung
6. Wunschtermin
7. Priorität
8. Anhänge
9. Zusatzfelder der Vorlage (z.B. Zielgruppe, Ton)
10. Anfrage absenden

Der Nutzer erhält sofort eine Eingangsbestätigung per Mail.

Ticket-Übersicht (Portal)

Portal-User sehen nur ihre eigenen Tickets mit Status:

Bei Abschluss erhält der Portal-User automatisch eine Abschluss-Benachrichtigung.

Kommentare im Portal

Portal-User können Kommentare zu ihren Tickets hinzufügen — auch mit Dateianhängen. Interne Mitarbeiter antworten ebenfalls über die Kommentarfunktion.