Benachrichtigungen
Zenico sendet alle Benachrichtigungen über die Microsoft Graph API — direkt aus deiner Microsoft 365 Infrastruktur.
Daily Digest — täglich 07:00 Uhr
Jeden Morgen erhält jeder aktive User eine personalisierte Zusammenfassung:
- 🔴 Überfällige Tasks — Fälligkeitsdatum überschritten
- 🟡 Fällig in 7 Tagen — Tasks die bald fällig werden
- 🔵 In Bearbeitung — Tasks die aktuell bearbeitet werden
Der Digest wird nur gesendet wenn tatsächlich Tasks vorhanden sind. Keine leeren Mails.
Eskalations-Benachrichtigungen — täglich 08:30 Uhr
Überfällige Tasks werden stufenweise eskaliert:
Stufe 1 — Team Lead (Standard: nach 1 Tag überfällig)
Der Team Lead des zugewiesenen Teams erhält eine Zusammenfassung aller überfälligen Tasks.
Stufe 2 — Projektmanager (Standard: nach 3 Tagen überfällig)
Der Projektmanager erhält eine Zusammenfassung wenn Tasks noch nicht erledigt wurden.
Die Schwellen sind individuell konfigurierbar im Benutzerprofil. Die Regel: Team Lead Schwelle = PM-Schwelle minus 2 Tage.
Weitere Benachrichtigungen
| Ereignis | Empfänger |
|---|---|
| Task zugewiesen | Zugewiesene Person / Team |
| Task abgeschlossen | Requester + Watcher |
| Kommentar hinzugefügt | Assignee + Watcher (wenn Hook aktiv) |
| @Mention im Kommentar | Erwähnte Person |
| Portal-Ticket eingegangen | Portal-User (Eingangsbestätigung) |
| Portal-Ticket abgeschlossen | Portal-User |
| Einladung | Neu eingeladener User |
Benachrichtigungen deaktivieren
Jeder User kann Mail-Benachrichtigungen global deaktivieren:
Profil → E-Mail-Benachrichtigungen → Toggle deaktivieren
Benutzerverwaltung
Benutzer einladen
Zenico bietet eine direkte Integration mit Azure Active Directory:
- Admin Panel → Users → User einladen
- Name oder E-Mail-Adresse eingeben (Suche in Azure AD)
- Aus den Ergebnissen auswählen
- Rolle zuweisen (Projektmanager / Team Lead / Mitarbeiter)
- Optional: Team zuweisen
- Einladungsmail senden aktivieren
- Einladen
Der User erhält eine Mail mit direktem Link zum SSO-Login. Beim ersten Login matcht Zenico automatisch den Azure AD Account — kein separates Passwort nötig.
Globale Rollen
Jeder User hat eine globale Rolle die seine Funktion im System beschreibt:
| Rolle | Beschreibung | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Projektmanager | Verantwortet Projekte | Erhält Eskalations-Mails nach konfigurierbarer Schwelle, Zugang zu Mandanten und Kapazitätsplanung |
| Team Lead | Leitet Teams | Erhält Eskalations-Mails 2 Tage früher als PM |
| Mitarbeiter | Bearbeitet Tasks | Keine Eskalations-Mails |
Portal-User
Portal-User sind externe Nutzer (Kunden, Auftraggeber) mit eingeschränktem Zugang:
- Sehen nur das Customer Portal, nicht das volle Zenico
- Können Tickets einreichen und verfolgen
- Werden einem Mandanten zugeordnet
Benutzerprofil
Jeder User kann in seinem Profil einstellen:
- E-Mail-Benachrichtigungen — an/aus
- Eskalations-Schwelle — ab wie vielen Tagen Überfälligkeit (nur für PM und Team Lead)
Mail-Hooks konfigurieren (Admin)
Staff-Administratoren können jeden Mail-Hook einzeln aktivieren oder deaktivieren:
Admin Panel → Mail → Mail Hooks
Verfügbare Hooks:
- Task zugewiesen
- Task abgeschlossen
- Kommentar hinzugefügt (Standard: aus)
- Task überfällig
- Daily Digest
- Eskalation PM
- Eskalation Team Lead
- Portal: Eingangsbestätigung
- Portal: Abschluss
- User eingeladen